Alle ReferenzenReferenz · KI im Kundenservice

KI-Assistent zur Aufnahme von Schadens- und Servicemeldungen

Wir entwickelten einen rund um die Uhr erreichbaren Assistenten, der durch die Meldung führt, sie vollständig erfasst und den Vorgang direkt anlegt.

Kunde: Anonym
Branche: Hausverwaltung mit Notdienst
Leistung: Softwareentwicklung
Projektdauer: 2 Monate für den ersten Meldungstyp

Arbeitsplatz einer Hausverwaltung mit Headset, dahinter eine Fensterfront mit Blick auf eine Wohnanlage

Ausgangslage

Unser Kunde, eine regional tätige Hausverwaltung mit eigenem Notdienst, nahm Schadens- und Servicemeldungen bis dahin fast ausschließlich telefonisch auf. Ein Großteil der Anrufe betraf wiederkehrende Standardfälle wie tropfende Leitungen oder defekte Beleuchtung.

Meldungen außerhalb der Bürozeiten blieben bis zum nächsten Morgen liegen. Fehlten Angaben zu Ort, Umfang oder Dringlichkeit, zogen sich die Rückfragen oft über mehrere Tage, bevor ein Handwerker beauftragt werden konnte.

Unser Vorgehen

Gemeinsam mit dem Serviceteam legten wir fest, welche Angaben für jeden Meldungstyp tatsächlich gebraucht werden und in welchen Fällen ein Mensch übernehmen muss.

Anschließend entwickelten wir einen Assistenten, der Mieterinnen und Mieter in einem mehrstufigen Dialog durch die Meldung führt. Er versteht Text und Spracheingabe, bietet Auswahlfelder an und nimmt Fotos entgegen. Bei Unklarheiten fragt er gezielt nach, komplexe oder dringende Fälle übergibt er direkt an das Team.

Vollständige Meldungen legt der Assistent als Vorgang im bestehenden Verwaltungssystem an. Wir starteten mit dem häufigsten Meldungstyp und nahmen weitere erst auf, als dieser zuverlässig lief.