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KI-gestützte Prüfung umfangreicher Vergabeunterlagen

Wir führten eine datenschutzkonforme KI-Umgebung ein, die umfangreiche Ausschreibungen auswertet und zu jeder Antwort die Fundstelle im Original liefert.

Kunde: Anonym
Branche: Tiefbau
Leistung: Softwareentwicklung
Projektdauer: 6 Wochen inklusive Schulung

Tablet und gerollte Baupläne auf dem Tisch eines Baucontainers, draußen ein Bagger im Rohrgraben

Ausgangslage

Unser Kunde, ein mittelständisches Tiefbauunternehmen, bearbeitet laufend öffentliche Ausschreibungen mit Leistungsverzeichnissen von oft mehreren Hundert Seiten. Um Anforderungen, Fristen und Risiken zu erfassen, lasen die erfahrensten Kalkulatoren die Unterlagen vollständig.

Öffentliche KI-Werkzeuge schieden wegen der Vertraulichkeit der Unterlagen von vornherein aus. Gleichzeitig wuchs die Zahl der Ausschreibungen schneller als die Kapazität der Kalkulation.

Unser Vorgehen

Am Anfang stand die Frage der Zulässigkeit. Wir wählten eine KI-Umgebung, die den Anforderungen der DSGVO entspricht und ausschließlich in der EU betrieben wird, und stimmten das Rechtekonzept mit der Geschäftsführung ab.

Gemeinsam mit der Kalkulation entwickelten wir eine Prüfliste mit den Fragen, die bei jeder Ausschreibung beantwortet werden müssen. Die Unterlagen werden hochgeladen und anhand dieser Liste oder freier Fragen ausgewertet.

Jede Antwort markiert die Textstelle, aus der sie stammt. So springen die Kalkulatoren direkt dorthin und prüfen gezielt. Begleitend schulten wir das gesamte Team im Umgang mit der neuen Umgebung.

Ergebnis

Die Erstsichtung einer Ausschreibung dauert 4,5 statt 8 Stunden.

Die Kalkulation erfasst Anforderungen und Fristen, ohne jedes Dokument vollständig zu lesen, und verbringt ihre Zeit mit der Bewertung statt mit der Suche.